Política de Protección de Datos Personales

CONORACLE S.A.S.
Cali, Valle – Colombia
NIT: 901.359.688
Correo electrónico: soporte@conoracle.com
Teléfono: +(57) 301 7386593
Página Web: https://www.conoracle.com

1. Introducción

CONORACLE S.A.S., con NIT 901.359.688, se dedica a la edición de programas de Informática (Software), según el código CIIU 5820. Su actividad principal está orientada al desarrollo, diseño y comercialización de soluciones informáticas.

Consciente de la importancia de proteger la privacidad y los datos personales de nuestros clientes, empleados, proveedores y demás usuarios, CONORACLE S.A.S. ha elaborado la presente Política de Protección de Datos Personales, la cual está alineada con las normativas establecidas en el marco legal colombiano. Esta política cumple con los principios y disposiciones de la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto 1074 de 2015, la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (Título V), y demás disposiciones complementarias que puedan modificar, agregar o complementar estas normativas. Dichas leyes y disposiciones se aplicarán a todos los procesos relacionados con la recolección, almacenamiento, tratamiento, uso, circulación, eliminación y cualquier otra actividad que implique el tratamiento de datos personales dentro de CONORACLE S.A.S.

El objetivo de esta Política de Protección de Datos Personales es garantizar que la recolección, almacenamiento, tratamiento y uso de los datos personales se lleven a cabo de manera ética, transparente y conforme a la legislación colombiana vigente, protegiendo los derechos de los titulares y asegurando la seguridad y confidencialidad de la información personal en todas nuestras operaciones.

En este contexto, CONORACLE S.A.S. maneja bases de datos de los usuarios vinculados a cada una de las empresas que utilizan nuestros servicios, gestionando la información personal de acuerdo con las normativas de protección de datos personales vigentes y asegurando su uso adecuado.

CONORACLE S.A.S. actúa tanto como responsable y ente encargado del tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos.

 En su rol como responsable del tratamiento, la empresa es la encargada de la recolección de la información y de tomar las decisiones relacionadas con el tratamiento de los datos.

 Por otro lado, como encargado del tratamiento, CONORACLE S.A.S. se encarga de realizar las actividades relacionadas con el tratamiento de los datos, siguiendo las instrucciones del responsable, garantizando su manejo adecuado y cumpliendo con la legislación aplicable.

2. Alcance

Aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados y utilizados por CONORACLE S.A.S. en el marco de sus actividades comerciales con empleados, clientes, proveedores y otros.

3. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Consulta: Solicitud realizada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, con el fin de conocer la información almacenada sobre él o ella en bases de datos o archivos.
• Dato Personal: Cualquier información que, de manera directa o indirecta, se refiera a una persona natural y que permita su identificación.

Clasificación de los Datos Personales:

• Dato Personal Sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Ejemplos incluyen datos sobre el origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, información sobre salud, vida sexual y datos biométricos.
• Dato Personal Público: Información que es considerada pública según lo determinado por la ley o la Constitución Política. Esto incluye datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas no sometidas a reserva, y los datos relativos al estado civil de las personas. También incluye datos en registros mercantiles de las Cámaras de Comercio (Art. 26 CCo).
• Dato Personal Privado: Información íntima o reservada cuya relevancia es exclusiva para la persona titular del dato.
• Dato Personal Semiprivado: Información que no es ni íntima ni pública, pero cuyo conocimiento o divulgación puede ser relevante para ciertos sectores o grupos de personas, o para la sociedad en general.
• Encargado del Tratamiento: Persona o entidad que realiza el tratamiento de datos personales en nombre del responsable del tratamiento, conforme a sus instrucciones.
• Reclamo: Solicitud presentada por el titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley, para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
• Responsable del Tratamiento: Persona o entidad que decide sobre la recolección y los fines del tratamiento de los datos personales. Esto puede incluir a la empresa propietaria de las bases de datos o del sistema de información que contiene los datos.
• Titular del Dato: Persona natural a quien se refieren los datos personales.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión de la información.

4. Principios de Tratamiento de Datos Personales

CONORACLE S.A.S. se compromete a seguir los siguientes principios en el tratamiento de los datos personales:

• Principio de legalidad: El tratamiento de los datos personales se realizará de conformidad con la ley y de acuerdo con las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.
• Principio de finalidad: Los datos personales se recogen para finalidades legítimas, de acuerdo con la actividad de la empresa y que deben ser informadas al titular en el momento de su recolección.
• Principio de transparencia: El titular de los datos personales será informado de manera clara y precisa sobre la recolección y el tratamiento de sus datos.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales serán tratados de manera confidencial y solo podrán ser compartidos con terceros cuando sea necesario y con la debida autorización del titular.
• Principio de seguridad: La empresa adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales, protegiéndolos contra el acceso no autorizado, pérdida, robo o alteración.
• Principio de integridad y calidad: Los datos personales que maneja la empresa deben ser verídicos, completos, exactos y actualizados.
• Principio de responsabilidad: CONORACLE S.A.S. será responsable de cumplir con la presente política de protección de datos y de garantizar que se apliquen los principios mencionados.

5. Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales

La finalidad del tratamiento de datos personales en CONORACLE S.A.S. está orientada a los siguientes objetivos específicos:

• Atención a clientes: Utilizar los datos personales para gestionar solicitudes, ventas, comunicaciones y seguimiento de servicios relacionados con las soluciones informáticas y el software de facturación que ofrece la empresa.
• Gestión de empleados: Procesar los datos personales de los empleados para administrar los procesos de contratación, nómina, beneficios laborales y el cumplimiento de las obligaciones laborales en la empresa.
• Relación con proveedores: Utilizar los datos de proveedores para gestionar contratos, pagos, comunicaciones comerciales y otras actividades relacionadas con la provisión de bienes y servicios necesarios para las operaciones de CONORACLE S.A.S.
• Cumplimiento normativo: Tratar los datos personales con el fin de cumplir con las obligaciones legales y regulatorias aplicables, así como para realizar auditorías internas y asegurar el control de calidad dentro de la empresa.
• Mejorar la experiencia del usuario: Utilizar los datos personales para personalizar los servicios ofrecidos, realizar estudios de mercado, analizar la conducta de los usuarios y mejorar continuamente el software y las soluciones informáticas proporcionadas a los clientes.
• Gestión de relaciones financieras: Gestionar la relación financiera con los clientes, proveedores y empleados, incluyendo el cumplimiento de obligaciones económicas, el procesamiento de pagos y la relación con entidades de seguridad social y otros organismos regulatorios.

Estos tratamientos se realizan siempre bajo el principio de transparencia y conforme a las normativas legales colombianas vigentes, garantizando la seguridad y confidencialidad de la información personal de todos los involucrados en las actividades de CONORACLE S.A.S.

6. Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Las personas obligadas a cumplir con estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos:

• Conocer, actualizar y rectificar los datos personales: Para ello, es necesario identificar previamente al titular de los datos, con el fin de evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal.
• Obtener copia de la autorización: Los titulares tienen derecho a solicitar y recibir una copia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
• Informar sobre el uso de los datos personales: CONORACLE S.A.S debe informar a los titulares sobre cómo se han utilizado sus datos personales en las actividades de la empresa.
• Tramitar consultas y reclamos: CONORACLE S.A.S. debe dar trámite a las consultas y reclamos de los titulares, siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política.
• Acceder a la solicitud de revocatoria y/o supresión de la autorización: El titular tiene el derecho a revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos personales cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que el tratamiento realizado por CONORACLE S.A.S. ha violado las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 o la Constitución.
• Acceder gratuitamente a sus datos personales: Los titulares podrán acceder a sus datos personales sin costo alguno. La información solicitada será proporcionada por cualquier medio, incluidos los electrónicos, según lo requiera el titular. La información deberá ser clara, fácilmente legible, sin barreras técnicas que dificulten el acceso, y debe ser precisa y coincidir completamente con los datos almacenados en la base de datos de la empresa.

7. Tratamiento de Datos Sensibles

CONORACLE S.A.S. reconoce que ciertos datos personales son considerados sensibles, como la información sobre salud, creencias religiosas, políticas, etc. El tratamiento de estos datos solo se llevará a cabo cuando el titular haya otorgado su consentimiento expreso y previo, en conformidad con las disposiciones legales.

8. Seguridad de los Datos Personales

CONORACLE S.A.S. implementará las siguientes medidas de seguridad para proteger los datos personales:

• Uso de herramientas tecnológicas para proteger los datos contra accesos no autorizados.
• Capacitación continua a los empleados en buenas prácticas de manejo de información.
• Control de acceso y gestión de contraseñas para garantizar que solo personal autorizado tenga acceso a los datos personales.
• Implementación de procedimientos para la gestión de incidentes de seguridad.

9. Responsable y Encargado del Tratamiento de Datos

La empresa es responsable del tratamiento de los datos personales. Cualquier consulta, solicitud o reclamo relacionado con los datos personales deberá dirigirse a la siguiente dirección de correo electrónico: gerencia@conoracle.com

10. Modificaciones a la Política

CONORACLE S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política de Protección de Datos en cualquier momento. Cualquier modificación será publicada en el sitio web de la empresa y, en su caso, será comunicada a los titulares de los datos personales.

Fecha de entrada en vigor: 21/01/2020